0

vergaderlocatie boeken

Vergaderlocatie boeken

Vergaderen is waarschijnlijk één van de meest voorkomende activiteiten op uw agenda. Op locatie vergaderen kan soms extra inspiratie bieden of het kan pure noodzaak zijn omdat u een grote ruimte nodig heeft. Waaraan moet u denken als u een vergadering boekt?

Locatie

Kies de locatie voor uw vergadering zorgvuldig. is deze voor alle deelnemers goed te bereiken met de auto of openbaar vervoer? Houd hierbij ook rekening met het tijdstip van de vergadering. Verwacht u extra drukte vanwege accommodaties in de buurt, (school)vakanties of de spits, dan is het verstandig om een andere locatie te kiezen die makkelijker bereikbaar is gedurende die periode of dat tijdstip.

Prijsafspraken

Heeft u eenmaal een keuze gemaakt voor een locatie, maak dan duidelijke afspraken. Hoe lang heeft u de locatie tot uw beschikking, van welke faciliteiten kunt u gebruik maken zonder bij te betalen, wat kosten eventuele extra’s, is eten en drinken bij de prijs inbegrepen, is er een mogelijkheid om uw reservering uit te breiden als de vergadering uitloopt en wat kost dat en welke apparatuur is er standaard in de ruimte aanwezig en welke apparatuur moet u zelf verzorgen of huren bij de locatie?

Techniek

Ondanks dat de meeste vergaderlocaties tegenwoordig voorzien zijn van de nodige apparatuur om een presentatie te geven (beamer, projector, kabels, tv) doet u er verstandig aan om ook zelf wat materiaal mee te nemen. Neem bijvoorbeeld zelf verlengkabels mee zodat u de mogelijkheid heeft om de apparaten te plaatsen waar u maar wilt. Zorg ook altijd dat u zelf ruim op tijd aanwezig bent zodat u kunt testen of alles aanwezig is en naar wens werkt.

Draaiboek

U kunt alleen een goede service verwachten van uw locatie wanneer ze precies weten wat u wilt gaan doen. Houd uw contactpersoon dus goed op de hoogte van wat er wanneer gaat gebeuren en hoe u wilt dat het eruit ziet. Eventueel kunt u een draaiboek opstellen dat de locatiemanager als leidraad kan gebruiken en waarop hij de service kan afstemmen.

Uitnodiging

Informeer de deelnemers van de vergadering of het evenement op tijd over de bijeenkomst, de evenementenlocatie of vergaderlocatie en het tijdstuk en voorzie uw uitnodiging van een goede routebeschrijving. Geef ook duidelijk aan of er parkeergelegenheid is, of die betaald of gratis is en of er een lunch gereserveerd wordt.

iq.lars

Geef een reactie